Was ist Passive Sourcing?

Active Sourcing kennen die meisten Personaler, von Passive Sourcing hört man dagegen bislang eher wenig. So passiv, wie sich diese Art des Recruitings anhört, ist sie aber gar nicht. Beim Passive Sourcing geht es darum, den richtigen Mix an "passiven" Maßnahmen zu finden, um geeignete Kandidaten für eine offene Stelle zu gewinnen.

Hier erklärt Nicola Lehrle aus unserer Sicht sehr treffend, was Passive Sourcing ist und wie es sich vom Active Sourcing unterscheidet. Zudem zeigen wir, welche Recruiting Kanäle genutzt werden können und wie Candidate Personas beim Passive Sourcing weiterhelfen.

Wie lautet die Definition von Passive Sourcing?

Beim Passive Sourcing geht es darum, strategisch geplante Maßnahmen optimal aufeinander abzustimmen und dadurch ein attraktives Gesamtpaket für potenzielle Kandidaten zu schaffen. Der Prozess reicht von der Suche nach Talenten bis hin zum Employer Branding. Jegliche Maßnahmen werden dabei optimal an die einzelne Person und die jeweilige Zielgruppe angepasst. Das bedeutet: Passive Sourcing geht einen Schritt weiter als das Active Sourcing. Somit handelt es sich bei dem Begriff gemäß Definition also um eine weiterentwickelte Form des Personalmarketings.

Im Gegensatz zum Active Sourcing geht das Unternehmen bei der passiven Variante nicht aktiv auf potenzielle Bewerber zu, sondern nutzt einzelne Kanäle und Netzwerke, um Fachkräfte auf sich aufmerksam zu machen. Somit ist diese Methode vom Active Sourcing dadurch abzugrenzen, dass sie eine indirekte Möglichkeit des Recruitings darstellt.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass Passive Sourcing ein Maßnahmenmix für dedizierte Zielgruppen bzw. Personen ist. Zudem stärkt die Methode der Personalbeschaffung das Employer Branding.

Was ist das Ziel von Passive Sourcing?

Das Ziel von Passive Sourcing ist es, einzelne Personen indirekt anzusprechen und für sich zu gewinnen. Somit müssen anhand geeigneter Maßnahmen zunächst geeignete Kandidaten ausfindig gemacht werden. Anschließend wird analysiert, wie eine gelungene Kontaktaufnahme möglich ist und welche Employer-Branding-Maßnahmen am besten funktionieren. Denn ein Talent Pool soll zwar möglichst personalisiert, im Idealfall aber auch durch Automatismen gefüllt werden können.

Im Fokus steht somit ein ausgeklügeltes Talent Management. Ebenso wie beim Active Sourcing erfolgt hier keine einzelne Maßnahme, sondern eine vollständige strategische Kampagne, mit der die Vorteile der gezielten Bewerberansprache ausgeschöpft werden. Unternehmen finden durch dieses Vorgehen heraus, an welchen Stellen, sowohl online als auch offline, die geeignete Zielgruppe zu finden ist und mit welchen Maßnahmen sie diese erreichen.

Wie unterscheidet sich Passive Sourcing von Active Sourcing?

Beim Active Sourcing geht es um die gezielte Direktansprache von geeigneten Kandidaten. Zur Zielgruppe des Active Sourcings gehören sowohl aktive Kandidaten als auch passive Bewerber, also solche, die momentan nicht aktiv auf Jobsuche sind. Beim Passive Sourcing stehen dagegen indirekte Maßnahmen im Vordergrund.

Zudem setzt sich Passive Sourcing aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten Einzelmaßnahmen des Personalmarketings zusammen. Ziel ist es, potenzielle Kandidaten für das Unternehmen ausfindig zu machen und gleichzeitig als Arbeitgeber zu überzeugen. Somit handelt es sich beim Passive Sourcing um eine indirekte Strategie des Personalrecruitings, während das Active Sourcing eine direkte Methode der Mitarbeitergewinnung darstellt. Sie funktioniert auf lange Sicht nur, wenn verschiedene Maßnahmen bestmöglich kombiniert werden.

Im Idealfall findet die Gewinnung von Kandidaten möglichst persönlich, aber dennoch automatisiert statt. Hierbei können zum Beispiel Social-Job-Ads oder SEO-Strategien zum Einsatz kommen. Mit Anzeigen auf Social Media und anderen Online-Plattformen wie LinkedIn, Facebook, Google, Instagram und Co. können eine Vielzahl an "schlummernden" Talenten erreicht werden. Intelligente Targeting-Möglichkeiten des Social-Media-Recruitings helfen dabei, dass Ads möglichst passend ausgespielt werden. Dabei gilt: Je zutreffender die Passgenauigkeit zwischen Social-Media-Profil und Ausschreibung, desto höher sind die Erfolgschancen.

Damit Passive Sourcing reibungslos funktioniert, ist es notwendig, dass die Karriereseite eines Unternehmen gut erreichbar und benutzerfreundlich ist. Darüber hinaus sollte sich der Arbeitgeber hier möglichst attraktiv präsentieren. Zudem können positive Bewertungen auf Arbeitgeberportalen hilfreich sein.

Somit handelt es sich bei Passive Sourcing also nie um eine einzelne Maßnahme, sondern immer um das Zusammenspiel von verschiedenen Aspekten, die für Aufmerksamkeit sorgen, die Corporate Brand aktiv stärken und den Arbeitgeber möglichst positiv positionieren.

Passive und Active Sourcing müssen sich nicht gegenseitig ausschließen, vielmehr bildet das Passive Sourcing nicht selten die Grundlage für weiterführende Konzepte des Active Sourcings, etwa, wenn Personen aus dem Talent Pool aktiv kontaktiert werden.

Wie können Candidate Personas eingesetzt werden, um die richtigen Kandidaten zu finden?

Um einen passenden Kandidaten zu finden, müssen Unternehmen zunächst festlegen, wie der Wunschkandidat eigentlich aussieht. Dazu zählt zunächst einmal ein Mindset, das zur Unternehmenskultur passt. Eine Methode in diesem Zusammenhang sind Candidate Personas.

Dabei handelt es sich um fiktive Profile, die einen Wunschkandidaten detailliert beschreiben. Dazu zählen zum Beispiel mögliche Interessen, ein Profilfoto oder auch persönliche Eigenschaften. Anschließend überlegen sich die zuständigen Recruiter, wo sich ihre Wunschkandidaten online aufhalten. Dies gibt ihnen einen Eindruck darüber, welche Recruiting-Kanäle besonders geeignet sind.

Die festgelegten Qualifikationen und Interessen der Candidate Persona geben zudem Hinweise für die Gestaltung von zielgruppengerechtem Inhalt. Und obwohl Candidate Personas einen Kandidaten nicht exakt abbilden können, sollten sie möglichst detailgenau erstellt werden, um eine genaue Vorstellung der Ansprache zu erhalten. Mit Candidate Personas kann ein besseres Zielgruppen-Targeting erfolgen. Dies minimiert Streuverluste. Laut Studien ist zudem eine Resonanzsteigerung von bis zu 28 Prozent möglich.

Welche Kanäle können für Passive Sourcing genutzt werden?

Beim Passive Sourcing sollten immer verschiedene Maßnahmen miteinander kombiniert werden. Dabei können Unternehmen aus folgenden Kanälen und Möglichkeiten wählen:

Recruiting über Suchmaschinen

Anhand von suchmaschinen-optimiertem Recruiting können passende Inhalte in einer Stellenanzeige oder anderem Content aufgebaut werden, sodass sie von Suchmaschinen besser ausgegeben werden. Somit sollten Personaler wissen, welche Begriffe potenzielle Talente suchen und entsprechend handeln. Hierfür kann eine Datenanalyse im Vorfeld hilfreich sein. Die Boolesche Suche ermöglicht es zum Beispiel, Ergebnisse durch verschiedene Faktoren zu filtern, die sogenannten Booleschen Operatoren. So lassen sich ausschließlich relevante Ergebnisse erzielen.

Personalisierte Karriereseiten

Speziell angepasste Inhalte sind die Grundlage dafür, dass Besucher nicht aktiv suchen müssen, sondern direkt und ohne Aufwand personalisierten und passenden Inhalt angezeigt bekommen. Was bei Amazon und Co. längst Standard ist, wird auch im Recruiting zunehmend genutzt.

Content-Marketing, E-Mail-Marketing und Inbound Marketing

E-Mail-Marketing gilt als die Zukunft von Passive Sourcing. Dadurch soll schon bald eine vollständige Automatisierung möglich sein. Bereits jetzt ist zu beobachten, dass eine Integration von E-Mails und Nachrichten angestrebt wird. Via Landingpage, Chat Bots und ansprechendem Content werden Besucher neugierig gemacht und anschließend animiert, sich für einen Newsletter zu registrieren. Darüber wird ein dauerhafter Kontakt hergestellt.

Dieser Prozess der Automatisierung soll so weit ausgebaut werden, dass der Inhalt erst beim Besuch des Users passend zusammengestellt wird. Durch den Einsatz von Cookies soll das Surfverhalten in wenigen Millisekunden ausgewertet und dadurch eine personalisierte Karriereseite zusammengestellt werden.

Recruitainment

Da die Aufmerksamkeitsrate der heutigen Generation durch das Überangebot im Web stetig sinkt, wird es für Unternehmen zunehmend schwierig, Fachkräfte zu erreichen und zu begeistern. Und genau hier kommt Recruitainment zum Einsatz. Denn die Mischung aus Unterhaltung und Karriere-Events in Verbindung mit Recruiting-Absichten eignet sich ideal, um Aufmerksamkeit und Bindung bei potenziellen Kandidaten zu erzielen.

Empfehlungsmanagement

Eine weitere Option ist die Nutzung von Empfehlungsmanagement-Software. Dabei handelt es sich um eine zentrale Methode von Talent Acquisition 2.0, die auf den Empfehlungen anderer beruht.

Social Media Recruiting

Auch wenn das Recruiting über soziale Netzwerke zu den typischen Methoden des Active Sourcings gehört, zum Beispiel in Form von Profile Mining, lässt es sich auch für das Passive Sourcing einsetzen. Indem sich potenzielle Arbeitgeber auf Social-Media-Plattformen zielgruppengerecht präsentieren, stärken sie ihr Employer Branding und machen aktive und passive Kandidaten auf sich aufmerksam.

Talent Management Software

Ein Talent Pool ist nicht einfach nur eine Datenbank. Ganz im Gegenteil: Hierbei handelt es sich um ein Netzwerk. Die vorhandenen Kontakte müssen also regelmäßig gepflegt werden. Für eine gesunde Kontaktpflege genügt es in der Regel, dass von Zeit zu Zeit eine lockere Ansprache via Social Media erfolgt.

Damit dies nicht mit viel Aufwand verbunden ist, kann eine sogenannte Talent Management Software eingesetzt werden. Teillösungen hierfür sind zum Beispiel der Talent Manager von Xing und der LinkedIn Recruiter. Über Tools wie den LinkedIn Recruiter lassen sich passende Kandidaten gezielt mithilfe eines Suchfilters identifizieren.

Mobile Recruiting

Neben dem Social Recruiting zählt auch Mobile Recruiting zu den Maßnahmen des Passive Sourcings. Denn vor allem die jüngere Generation nutzt Tablet und Smartphone, um nach Jobs zu suchen. Somit haben Unternehmen, die junge Kandidaten suchen, die Möglichkeit, mehr Bewerber via Mobile Recruiting zu erreichen.

Welche Kennzahlen und Daten helfen bei der passiven Ansprache?

Ein wichtiges Tool im Passive Sourcing sind HR-Data-Analysen. Anhand von HR-Analytics können Recruiter ausfindig machen, welche Online-Quellen passende Kandidaten liefern. Somit können erfolgversprechende Kanäle beibehalten und ausgebaut werden und ungeeignete Kanäle abgeschafft werden.

Zudem bietet eine Analyse die Basis für die weitere Budgetverteilung. Dabei werden Bewerberquellen nach zwei Faktoren beurteilt: der Quantität und der Qualität. Das heißt: Es wird analysiert, welche Kanäle die meisten Bewerber bringen und welche Kanäle Kandidaten generieren, die tatsächlich zu Mitarbeitern geworden sind.

Zudem können die KPIs der eigenen Karriereseite oder auch die Kennzahlen von externen Seiten wie Jobportalen, sozialen Netzwerken oder Google ausgewertet werden, um zu erkennen, welche Plattformen und Social-Media-Kanäle die meisten neuen Mitarbeiter bringen. Hier kann zum Beispiel die Bounce Rate oder die Anzahl an Klicks auf die Stellenanzeige ein relevanter Indikator sein. Diese Kennzahlen bieten die Möglichkeit, die Candidate Journey immer weiter zu verbessern.

Welche Tools erleichtern Recruitern das Passive Sourcing?

Sowohl LinkedIn als auch Xing bieten spezielle Tools, um das Passive Sourcing zu erleichtern. Dabei haben Recruiter den Vorteil, dass geeignete Werkzeuge sowie alle hierzu notwendigen Informationen schon zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht ein schnelles Anwerben von passiven Kandidaten.

Darüber hinaus gibt es auch Firmen, die mit speziellen Lösungen bei der Besetzung von offenen Positionen helfen. Ein Unternehmen, das Recruiter beim Prozess des passiven Recruitings unterstützt, ist Onlyfy. In Zusammenarbeit mit Xing bietet Onlyfy mehr Sichtbarkeit für Stellenanzeigen, erleichtert die Veröffentlichung von Anzeigen und will den Cultural Fit erhöhen.

Die Autorin dieser Beschreibung ist Nicola Lehrle.